RFQ, BID e Concorrência: Como Escolher Soluções de Incentivo

Todo gestor que já precisou escolher um fornecedor para campanhas de incentivo conhece um dilema: frente a tantas propostas, tabelas e apresentações, como separar o que realmente gera valor daquilo que é só mais do mesmo? Pode soar exagerado, mas, sem um bom processo seletivo, a diferença entre sucesso e uma enorme frustração pode ser apenas uma linha na planilha.

No universo das campanhas de incentivo, as ofertas são muitas. Softwares, catálogos, soluções customizadas...

Este artigo vai além do básico. Explica como montar uma concorrência, solicitar cotações e comparar propostas de incentivo pensando no valor real entregue. Pretendo mostrar, etapa por etapa, como construir uma RFQ (Request for Quotation) eficiente e como a Incentivar se posiciona nesse cenário, trazendo qualidade, segurança e resultado para sua operação. É sobre tomar decisões que vão impactar a motivação do seu time e os resultados do seu negócio. Já vi muitos acharem que basta pedir orçamento e comparar valores, spoiler: não basta. E quem já caiu nessa cilada, dificilmente repete o erro.

O que é uma RFQ, BID ou processo de concorrência?

Se você atua em empresas médias ou grandes, já deve ter ouvido esses termos, mas muita gente ainda faz confusão:

• RFQ – Request for Quotation: O famoso pedido de cotação. É quando a empresa solicita aos fornecedores que digam o preço de determinada solução, geralmente com um escopo bem definido. Pode ser mais simples ou detalhado.
• BID: Em português, licitação ou concorrência formal. Bastante usado em compras públicas, mas cada vez mais presente também no setor privado para seleções complexas.
• RFP – Request for Proposal: Uma solicitação de proposta ainda mais aberta e robusta, que exige que o fornecedor explique não só o preço, mas como vai fazer, com que tecnologia, que diferenciais oferece e afins.

No segmento de campanhas e plataformas de incentivo, escolher entre RFQ, BID e RFP depende bastante do seu contexto:

• RFQ cabe quando você já conhece bem o que quer e só precisa saber quem entrega nas condições e preços desejados.
• BID, geralmente, entra em cena quando o valor é alto, há exigência de transparência, ou a área de compras formaliza os processos para reduzir riscos.
• RFP é ideal quando busca inovação, soluções integradas ou diferenciais que não cabem numa tabela de preços pré-pronta.

Às vezes, as três abordagens se misturam. Aliás, nem sempre as áreas de compras entendem, na prática, como orçamento sem contexto pode distorcer a percepção de valor. É comum um RFQ (mesmo modelo padrão de outros serviços B2B) não conseguir colher o que a área de marketing ou vendas realmente precisa.

Uma solicitação de cotação bem desenhada é ferramenta estratégica, pois ajuda o comprador a enxergar todas as facetas da proposta. Só que campanhas de incentivo desafiam a padronização, e, nesse cenário, entender diferenças e saber o momento certo para cada abordagem faz toda a diferença.

Por que é tão difícil comprar soluções de incentivo corretamente?

Por mais que existam fornecedores renomados e muita informação na internet, comprar soluções de incentivo realmente aderentes ao seu objetivo continua sendo complexo. E não é só sensação, tem fundamento:

• Pouca padronização: Toda plataforma diz entregar “usuário engajado”, “setup rápido”, “catálogo variado”. Mas, como mensurar? O que é, de fato, engajamento no caso da sua equipe? O comparativo raramente é “maçã com maçã”.
• Soluções combinadas: Um mesmo projeto demanda várias frentes: plataforma, catálogo, logística de entrega, relatórios... Às vezes, fornecedores somam tudo em um pacote fechado, outras vezes deixam as coisas soltas ou por demanda.
• Escopo vago: Muitos orçamentos são enviados com “apuração de dados” ou “atendimento dedicado”, mas sem explicar formatos, frequência, limites de personalização, tempos de resposta (SLA).
• Foco exagerado no preço: Já ouvi: “Vamos de quem cobrar menos, já que tudo é igual”. Resultado? Time pouco engajado, participantes sem suporte, campanhas com dados imprecisos e, às vezes, o barato sai caro.

Falhas de padronização, mistura de software e serviço, falta de clareza nos entregáveis. Tudo isso contribui para uma sensação de “busca no escuro”. E se a premiação trava, a apuração não bate, ou o suporte falha, a frustração recai direto sobre quem contratou, mesmo que o fornecedor “caiba no orçamento”.

O que deve conter uma RFQ ou BID inteligente para campanhas de incentivo?

A melhor RFQ, licitação ou pedido de proposta é aquela que te permite comparar valor além do preço.

Objetivo claro da campanha

É vendas? RH? Engajamento de PDV? Retenção? Escreva exatamente o que quer alcançar:

• Expectativa de crescimento (exemplo: "+15% nas vendas do semestre")
• Meta (pessoas, regiões, prazos, grupos)
• Duração prevista (indique começo, fim, recálculos ou checkpoints)

Parece óbvio, mas já vi RFQs sem um objetivo definido. E aí, cada fornecedor encaixa a proposta no “que der”.

Público-alvo bem segmentado

É preciso ser direto: quantos participantes? Quem são? Todos têm o mesmo acesso à tecnologia (aplicativo, web, celular)? São vendedores, representantes, promotores, parceiros?

Pense no comportamento que deseja influenciar. “Quero aumentar ticket médio”, “quero reduzir absenteísmo”, “quero incentivar vendas consultivas”, tudo isso muda o desenho da solução.

Descrição funcional e técnica do que espera da solução

• Pedir detalhes de plataforma, dashboards (para gestores e participantes), app e relatórios automáticos. O que realmente o gestor terá de visão?
• Possibilidades de integração com sistemas internos (ERP, CRM, ponto de venda, APIs...)
• Como são calculadas metas e pontos (método, frequência, fórmulas)?
• A apuração é automática ou exige ajustes manuais?
• Como é feita a logística de premiação?
• Como ocorre o saque? Quais prazos? Quais opções (vale-premiação, voucher, produtos, cartão)?

Critérios de avaliação da proposta

É comum que RFQs tragam “habilitação técnica”, “atendimento ao escopo” etc., mas, na prática, isso precisa ser lido como: essa solução foi testada para o seu tamanho de operação? Estão preparados para escalar se a meta duplicar?

• Atendimento ao escopo, sem rodeios
• Relatos de clientes reais, do seu setor
• Escalabilidade
• SLA de suporte objetivo (horário, canais, prazos de resposta)
• Visão de futuro: relatórios e insights que ajudem o gestor

Diferenciais obrigatórios: peça para detalhar

• Existem mecanismos para garantir engajamento, como notificações, mensagens customizadas e integração com canais internos?
• O próprio vendedor sente-se motivado ao acompanhar desempenho em tempo real?
• Como a solução gera insights práticos, e não só “mais um report”?
• O sistema de apuração é auditável, rastreável, sem brechas para dúvidas?

É nesse ponto que a Incentivar se destaca (e aqui preciso dizer, com orgulho): desde a personalização visual de cada campanha até a automatização de todos os processos de cálculo, relatório e saque. Sem pegadinhas, sem letras miúdas.

O que você deve comparar além do preço?

Parece óbvio, mas mais de 60% das empresas consultadas em processos de BID acabam selecionando fornecedores pelo menor valor ofertado, sem pesar no que realmente importa no dia a dia da campanha. Algumas perguntas mudam completamente a escolha:

• Como é a experiência do participante? Menu intuitivo, rapidez, informações claras, acesso por app?
• O sistema permite personalização? Consegue adaptar a regra do mês? Permite campanhas relâmpago, mudanças rápidas sem “subsistemas”?
• Funciona bem em qualquer dispositivo? O participante consegue consultar meta, pontuar e resgatar prêmios no celular, sem complicações?
• Como é o suporte real? Pediu ajuda, resolve rápido? Tem canais ágeis (WhatsApp, chat, telefone)? O consultor ou suporte é só “nível 1” ou entende da campanha?
• Resultados e histórico: O fornecedor já rodou campanhas como a sua, com resultados comprovados?
• Tempo médio de setup: Quantos dias entre fechar contrato e colocar no ar?

Exemplo prático de critérios de avaliação: comparando fornecedores

Muitos gestores se sentem inseguros ao criar critérios para avaliar propostas. Um modelo prático (e que recomendo) é o de ponderação por pesos, algo dessa forma:

• Atendimento ao escopo funcional: 25%
• Experiência do usuário (UX): 20%
• Cases e experiência no seu setor: 15%
• Capacidade de personalização: 10%
• SLA e suporte: 10%
• Preço: 20%

Monte uma planilha simples, atribua de 1 a 5 em cada item e multiplique pelo peso. O que surpreende muita gente: às vezes, o fornecedor mais barato é o que pior atende ao escopo (e isso pesa mais!), enquanto um player mais estruturado pode justificar preço por ganho real.

Erros comuns ao montar uma RFQ ou BID para incentivo

Mesmo empresas experientes caem em erros repetidos na hora de desenhar o processo de cotações ou concorrência. Alguns exemplos reais e mais frequentes do que você imagina:

• Pedir só o “catálogo de prêmios”: Focar em variedade e preço de produtos sem pensar se o participante vai conseguir resgatar, se o catálogo é atualizado, se o saque é fácil.
• Esquecer da apuração e dados: Não exigir relatório detalhado, ou permitir processos manuais via planilha (retrabalho, atrasos, erros e insatisfação coletiva depois).
• Suporte pós-venda ignorado: Falta de plano para dúvidas e problemas dos participantes assim que o projeto entra no ar. Já vi projetos grandes perderem força em um mês por suporte insuficiente.
• Cópia de critérios genéricos: Usar modelo padrão de “compra de software” sem levar em conta as necessidades específicas de campanhas de incentivo, que têm sazonalidade, ajustes dinâmicos e alto impacto emocional.

O ideal é se antecipar a essas falhas. Uma dica? Campanhas de Incentivo exigem decisões rápidas, plataformas flexíveis e total integridade dos dados. Não basta ter premiação fácil; é preciso que tudo funcione, do onboarding ao saque, da apuração ao pós-campanha.

Como a Incentivar se diferencia em processos de concorrência

Personalização real: A plataforma permite que cada cliente tenha interface, regras e comunicações com identidade própria. Seja qual for o seu modelo, conseguimos adequar tudo, até mesmo campanhas sazonais simultâneas, com dashboards segmentados.

Automação total da apuração: Nada de planilha manual ou dúvida sobre pontuação. Todo o cálculo é auditável, rastreável e pode ser revisado a qualquer momento, por qualquer gestor.

Insights práticos e em tempo real: Não apenas “relatórios”, mas dashboards vivos, que ajudam tanto o gestor quanto o vendedor a enxergar desempenho e meta ajustada em tempo real.

Equipe de sucesso focada no resultado: Diferente de muitas soluções tradicionais, aqui o foco é garantir satisfação e impacto, não só “entregar a ferramenta”. O consultor acompanha a evolução, sugere ajustes, explica cada funcionalidade sem enrolação.

Catálogo de prêmios variado e experiência fluida: Não só variedade, mas também facilidade de saque, agilidade e integração, produtos físicos, digitais, vouchers, cartão. O participante não sente que está “preso” na escolha.

Comunicação e engajamento: A Incentivar conta com a In Labs, uma agência in-house especializada em campanhas de incentivo. Isso significa que, além da tecnologia, oferecemos criatividade e execução sob medida. A In Labs é responsável por criar toda a identidade das campanhas, peças de comunicação internas, régua de comunicação, conteúdos para redes, vídeos, lives de lançamento e tudo o que for necessário para gerar impacto real. Desde um kit físico personalizado até o planejamento completo de uma live ou viagem de premiação internacional, a equipe atua como parceira estratégica para engajar de verdade. O resultado é uma experiência integrada, onde o colaborador sente que está participando de algo grande e não apenas clicando em um sistema.

O mais interessante é ver como o próprio cliente visualiza a transformação. Muitos relatam que, depois de caminhar por processos de BID engessados, encontraram agilidade e flexibilidade que realmente faziam diferença no engajamento.

Algumas soluções tradicionais possuem catálogo grande, outras apostam em serviço personalizado, mas quase sempre se perdem no excesso de customização sem automação real ou, ao contrário, oferecem uma “prateleira” sem suporte posterior. A Incentivar conseguiu unir as duas pontas: tecnologia flexível, apuração automatizada e acompanhamento estratégico do início ao fim, independentemente do porte do projeto.

Conclusão

Contratar soluções para campanhas de incentivo não é tarefa simples, nem deveria ser resumida a uma disputa de preços. Como vimos ao longo do artigo, construir o processo seletivo certo, da cotação à entrega é o que separa campanhas memoráveis de tentativas frustradas.

Boas RFQs, processos bem desenhados e critérios claros garantem não só justiça na escolha, mas também tranquilidade após a contratação. Não caia no erro de simplificar demais. Se possível, envolva as áreas (marketing, vendas, recursos humanos) junto com compras desde o início da concorrência, decisões de engajamento vão além da economia.

A Incentivar nasceu para transformar dados em motivação real, trazendo eficiência sem perder o olhar humano. O próximo passo? Converse com nosso time, solicite uma proposta detalhada ou conheça mais sobre tudo que podemos oferecer em campanhas de incentivo personalizadas, automatizadas e seguras. Esse é nosso propósito: gerar resultados concretos para a sua equipe.